ساعتها صرف جزئیاتی میکنید که هیچکس متوجه آن نمیشود؟ کل آخر هفته را صرف «بینقص کردن» یک ارائه میکنید، در حالی که اصل مطلب در همان ساعت اول تمام شده بود؟ لیست بلندبالایی از کارها دارید و احساس میکنید همهی آنها به یک اندازه حیاتی هستند؟
این «سختکوشی» نیست؛ این تضاد آشکار کمال گرایی و بهره وری است که ما به آن «ناکارآمدی» میگوییم.
به عنوان یک کمالگرا، مغز شما به شما میگوید: «همهچیز مهم است» و «هر کاری باید ۱۰۰٪ انجام شود». اما امروز، من اینجا هستم تا با یک اصل منطقی و ریاضی، به شما «مجوز» رها کردن بدهم. ما میخواهیم یک ضدحمله منطقی به این وسواس فکری ترتیب دهیم.
این اصل، قانون ۸۰/۲۰ یا «اصل پارتو» نام دارد. این یک «هک بهرهوری» ساده نیست؛ این یک «مداخله روانشناختی» عمیق برای بازنویسی کد کمالگرایی شماست. حقیقت این است: ۸۰٪ نتایج شما، فقط از ۲۰٪ تلاشهایتان میآید. بیایید آن ۲۰٪ را پیدا کنیم و ۸۰٪ باقیمانده را رها کنیم.
دام کمالگرایی: چرا ۸۰٪ تلاش شما هدر میرود؟
برای شکستن این الگو، اول باید ببینیم چرا در آن گیر افتادهایم.
«اصل پارتو» (قانون ۸۰/۲۰) به زبان ساده چیست؟
در اواخر قرن نوزدهم، اقتصاددانی ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو (Vilfredo Pareto) متوجه یک الگوی جالب شد. او دید که ۸۰٪ نخودفرنگیهای باغش، تنها از ۲۰٪ غلافهای نخود به دست میآیند. او این الگو را در توزیع ثروت ایتالیا هم بررسی کرد و دید ۸۰٪ ثروت کشور در دست ۲۰٪ مردم است.
این اصل، که به «قانون ۸۰/۲۰» معروف شد، یک حقیقت جهانی درباره «توزیع نابرابر حیاتی» (Vital Few vs. Trivial Many) است. این قانون میگوید در هر سیستمی، ورودی و خروجی با هم برابر نیستند:
- ۲۰٪ از تلاشها منجر به ۸۰٪ نتایج میشود.
- ۲۰٪ از مشتریان، ۸۰٪ درآمد را میسازند.
- ۲۰٪ از لباسهای شما، ۸۰٪ اوقات پوشیده میشوند.
باور سمی کمالگرایان: «همه کارها ارزش یکسان دارند»
اینجاست که کمالگرایی با منطق پارتو شاخبهشاخ میشود. کمالگرا با همهی کارها (چه در ۲۰٪ حیاتی باشند و چه در ۸۰٪ کماهمیت) به یک شکل برخورد میکند.
از نظر یک کمالگرا، نوشتن متن اصلی یک مقاله (۲۰٪ حیاتی) به همان اندازه «مهم» است که انتخاب فونت عالی برای پاورقی آن (۸۰٪ کماهمیت). مغز ما در تشخیص این نابرابری حیاتی شکست میخورد و در نتیجه، انرژی خود را به طور مساوی برای کارهایی با نتایج نابرابر تقسیم میکند. این، تعریف دقیق هدر دادن انرژی و کاهش بهره وری است.
هزینه پنهان ۱۰۰٪ بودن: چگونه ۲۰٪ آخر، ۸۰٪ انرژی شما را میبلعد
کمالگرایان در «نقطه فلجکننده» گیر میکنند. رسیدن به ۸۰٪ نتیجه (نسخه «خوب کافی») معمولاً سریع و پرانرژی است. اما تلاش برای رساندن آن ۸۰٪ به ۱۰۰٪ (نسخه «بینقص»)، به طور نامتناسبی انرژیبر است.
آن ۲۰٪ نهایی کار (جزئیات ریز، بازبینیهای وسواسی، اصلاحات جزئی) اغلب ۸۰٪ کل زمان و انرژی پروژه را میبلعد. این همان جایی است که ما احساس فرسودگی میکنیم، پروژهها را به تعویق میاندازیم و از کارمان متنفز میشویم، در حالی که نتیجه نهایی برای مخاطب تفاوت چندانی ندارد.
افزایش بهره وری در کمال گرایان: از «کمال» به «اثربخشی»
راه حل، «بیشتر کار کردن» نیست؛ راه حل، «هوشمندانهتر کار کردن» است. ما باید ذهنیت خود را از «تلاش برای کمال» به «تمرکز بر اثربخشی» تغییر دهیم. در این مسیر، دو کتاب مدرن به ما کمک میکنند تا قانون ۸۰/۲۰ را در عمل پیاده کنیم.
اصل ۱: «آن یک چیز» (The ONE Thing) – پیدا کردن ۲۰٪
قانون ۸۰/۲۰ به ما میگوید که فقط تعداد کمی از کارها مهم هستند، اما به ما نمیگوید «کدام» کارها. اینجا کتاب «آن یک چیز» نوشته گری کلر (Gary Keller) وارد میشود. کلر میگوید ما باید ۲۰٪ را هم فیلتر کنیم تا به حیاتیترین کار، یعنی «آن یک چیز» برسیم.
او یک «سوال تمرکز» (The Focusing Question) قدرتمند را معرفی میکند که پادزهر کمالگرایی است. هر روز از خودتان بپرسید:
«آن یک کاری که با انجام دادنش، بقیه کارها سادهتر یا غیرضروری میشوند، چیست؟»
کمالگرا به لیست بلند خود نگاه میکند و فلج میشود. اما این سوال، شما را مجبور میکند که به جای «همه کارها»، فقط «مهمترین» کار را پیدا کنید.
اصل ۲: «خلق زمان» (Make Time) – محافظت از ۲۰٪
حالا که «آن یک چیز» (۲۰٪ حیاتی) را پیدا کردید، چالش بعدی شروع میشود. ذهن کمالگرای شما توسط ۸۰٪ کارهای کماهمیت (ایمیلها، جلسات غیرضروری، نوتیفیکیشنها) بمباران میشود. شما در پایان روز «مشغول» بودهاید، اما «مولد» نه. این تله کلاسیک کمال گرایی و بهره وری پایین است.
کتاب «خلق زمان» نوشته جیک نپ (Jake Knapp) و جان زراتسکی (John Zeratsky)، استراتژی محافظت از آن ۲۰٪ را به ما میآموزد. آنها پیشنهاد میکنند که هر روز، به جای یک لیست بلند از کارها، فقط یک «کار برجسته» (Highlight) انتخاب کنید. این کار برجسته، همان «آن یک چیز» شماست. وظیفه شما در آن روز، «خلق زمان» (ایجاد یک بلوک زمانی محافظتشده) فقط برای انجام همان یک کار است.
مطالعه بیشتر: آیا در تله «سرشلوغی» کمالگرایانه گیر افتادهاید و از کارهای مهم باز ماندهاید؟ برای یادگیری ۴ قدم عملی از کتاب «خلق زمان» برای غلبه بر این چرخه و تمرکز بر کارهای واقعاً مهم، مقاله زیر را بخوانید:
خلاصه کتاب خلق زمان: ۴ قدم برای غلبه بر کمالگرایی و تله «سرشلوغی»
نقشه راه عملی: ۴ گام برای اجرای ۸۰/۲۰ و شکست کمالگرایی
حالا بیایید این مدل ذهنی را به یک برنامه عملی تبدیل کنیم:
گام ۱: شناسایی (Audit): ۲۰٪ حیاتی خود را پیدا کنید
یک هفته وقت بگذارید و کارهای خود را تحلیل کنید. از خودتان بپرسید:
- در کار: کدام ۲۰٪ از وظایف من، ۸۰٪ ارزش واقعی (یا درآمد) را برای شرکت ایجاد میکند؟ کدام ۲۰٪ از مشتریان، ۸۰٪ سود را میآورند؟
- در زندگی شخصی: کدام ۲۰٪ از فعالیتهای من، ۸۰٪ شادی و آرامش مرا تامین میکنند؟ کدام ۲۰٪ از روابط من، ۸۰٪ حمایت عاطفی را فراهم میکنند؟
- در خانه: کدام ۲۰٪ از وسایل خانهام را ۸۰٪ مواقع استفاده میکنم؟ (شاید زمان رها کردن ۸۰٪ بقیه باشد!)
گام ۲: اولویتبندی بیرحمانه (Prioritize): تعریف «آن یک چیز»
بر اساس تحلیل گام ۱، امشب برای فردا، یک لیست ۱۰ تایی ننویسید. با استفاده از «سوال تمرکز» گری کلر، فقط «آن یک چیز» را برای فردا مشخص کنید. اگر آن کار را انجام دهید، فردا یک روز «موفق» بوده است، حتی اگر به هیچ کار دیگری نرسید.
گام ۳: اجرای متمرکز (Focus): محافظت از «کار برجسته»
برای «آن یک چیز» خود، زمان خلق کنید. از تکنیک «لیزر» (Laser Mode) در کتاب «خلق زمان» استفاده کنید. یک بلوک ۹۰ دقیقهای در تقویم خود رزرو کنید. تمام نوتیفیکیشنها را ببندید. ایمیل را ببندید. و فقط و فقط روی همان یک کار تمرکز کنید.
گام ۴: رهاسازی آگاهانه (Delegate/Drop): پذیرش «خوبِ کافی»
این سختترین و در عین حال، مهمترین گام برای یک کمالگرا است. شما باید آگاهانه تصمیم بگیرید که ۸۰٪ کارهای کماهمیت را رها کنید، واگذار کنید، یا در سطح «خوبِ کافی» (Good Enough) انجام دهید.
- آن ایمیل نیازی به بازنویسی سهباره ندارد.
- آن گزارش داخلی نیازی به طراحی گرافیکی بینقص ندارد.
- آن کار خانه میتواند در سطح ۸۰٪ تمیزی باقی بماند.
این کار به شما «مجوز» میدهد تا انرژی ذخیرهشده خود را برای ۲۰٪ حیاتی بعدی نگه دارید.
پرسشهای متداول درباره کمال گرایی و بهره وری
اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ چیست؟
این اصل که توسط ویلفردو پارتو کشف شد، بیان میکند که در بسیاری از پدیدهها، توزیع ورودی و خروجی نابرابر است. معمولاً ۸۰٪ نتایج، حاصل ۲۰٪ از تلاشها هستند. این یک قانون برای تمرکز بر «چیزهای حیاتی» و نادیده گرفتن «چیزهای کماهمیت» است.
چگونه کارهای ۲۰٪ مهم را پیدا کنیم؟
با استفاده از «سوال تمرکز» از کتاب «آن یک چیز»: «آن یک کاری که با انجامش، بقیه کارها سادهتر یا غیرضروری میشوند، چیست؟» همچنین، دادههای خود را بررسی کنید (کدام کارها بیشترین بازخورد مثبت، بیشترین درآمد، یا بیشترین تاثیر را داشتهاند؟).
آیا قانون ۸۰/۲۰ همیشه دقیقاً ۸۰ و ۲۰ است؟
خیر. این اعداد جادویی نیستند. این یک «اصل مفهومی» درباره نابرابری است. گاهی ممکن است ۹۰/۱۰ باشد (۱۰٪ تلاش، ۹۰٪ نتیجه) یا ۷۰/۳۰. نکته اصلی این است که بپذیریم تلاش و نتیجه هرگز برابر نیستند و ما باید به دنبال آن «تلاشهای حیاتی» اندک باشیم.
از کمالگرایی تا اثربخشی: ۸۰٪ نتیجه کافی است
کمالگرایی یعنی تخصیص تلاش برابر برای نتایج نابرابر. این یعنی هدر دادن انرژی. اصل ۸۰/۲۰ راهی برای مدیریت کمال گرایی و بهره وری هوشمند است. این یعنی اثربخشی.
رها کردن ۸۰٪ کارهای کماهمیت یا انجام دادن آنها در سطح «خوبِ کافی» برای یک کمالگرا، در ابتدا بسیار سخت و اضطرابآور است. من این را درک میکنم. اما این، تنها مسیر رهایی از فرسودگی و فلج تحلیلی است. به منطق پارتو اعتماد کنید: ۸۰٪ نتیجهای که از ۲۰٪ تلاش متمرکز به دست میآید، بسیار ارزشمندتر از ۰٪ نتیجهای است که به دلیل تلاش برای ۱۰۰٪ کمال، هرگز به دست نمیآید.
فراخوان به اقدام (چالش این هفته)
این هفته را با ذهنیت ۸۰/۲۰ زندگی کنید. در کامنتها برای ما بنویسید: کدام ۲۰٪ از کارهای شما بیشترین نتیجه را ایجاد میکند که تصمیم دارید این هفته فقط روی آن تمرکز کنید؟ و کدام ۸۰٪ را میخواهید آگاهانه «رها» کنید؟
